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Travaux dans différents types de bâtiments
Les immeubles résidentiels, commerciaux et à usage mixte peuvent chacun exiger des vérifications et des attentes différentes.
Industries
Conformité des sous-traitants dans le secteur de la gestion des biens et des installations
La gestion de la conformité des sous-traitants en gestion des biens et des installations va souvent au-delà des simples vérifications d’approbation. Obtenez une vue d’ensemble des exigences qui peuvent influencer l’état de préparation des sous-traitants, les qualifications des travailleurs, les conditions du site et les exigences réglementaires avant le début ou la poursuite des travaux.
Ce qui rend la conformité des sous-traitants difficile à gérer
Les exigences de conformité des sous-traitants en gestion des biens et des installations peuvent rapidement devenir complexes, puisque plusieurs conditions doivent être réunies simultanément.
Les réalités du terrain qui compliquent la conformité des sous-traitants:
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Environnements occupés
Les travaux se déroulent souvent en présence de locataires, de résidents ou d’occupants.
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Des prestataires de services multiples
Les équipes d’entretien ménager, de maintenance, de sécurité et les sous-traitants spécialisés peuvent tous intervenir dans une même propriété ou installation.
Où les défis de conformité apparaissent en premier
Lorsque différents types de bâtiments, des environnements occupés et plusieurs fournisseurs de services se côtoient, les équipes de gestion des biens et des installations font généralement face aux mêmes points de pression.
Les principaux enjeux:
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L'adéquation du fournisseur
Les gestionnaires immobiliers et les exploitants d’installations doivent avoir l’assurance que les fournisseurs de services conviennent aux travaux à réaliser.
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Préparation des travailleurs
Les équipes doivent confirmer que les travailleurs qui accèdent à la propriété ou à l’installation possèdent les qualifications requises pour effectuer leur travail.
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Formation et dossiers à jour
Les certifications, permis et documents doivent demeurer à jour.
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Contrôle d'accès
Les autorisations d’accès et les conditions de travail peuvent varier selon le bâtiment, le locataire ou le secteur concerné.
Ce qui se produit lorsque les exigences ne concordent pas
Lorsque les exigences applicables aux fournisseurs, aux travailleurs et aux sites sont gérées séparément ou vérifiées trop tard, de petites lacunes peuvent rapidement entraîner des problèmes plus importants.
Ce qui peut mal tourner :
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Les qualifications des travailleurs peuvent ne pas correspondre aux travaux à réaliser
Un travailleur peut être approuvé, sans pour autant posséder les qualifications ou la formation requises pour une tâche ou un bâtiment particulier.
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L'approbation du fournisseur peut ne pas suffire
Un sous-traitant peut satisfaire aux exigences de base sans répondre pleinement aux besoins du bâtiment ou de l’installation.
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Les conditions d’accès peuvent varier d’un site à l’autre
Certaines zones peuvent être accessibles librement, tandis que d’autres sont soumises à des exigences ou à des restrictions supplémentaires.
La conformité des sous-traitants repose sur plusieurs exigences interdépendantes
La conformité ne repose pas sur une seule exigence. Les qualifications des travailleurs, la documentation, les conditions d’accès et l’approbation des fournisseurs doivent toutes être à jour pour que les travaux puissent aller de l’avant.
Lorsqu’un seul de ces éléments ne répond pas aux exigences, les travaux peuvent être retardés ou interrompus.
Comment une gestion structurée des sous-traitants fait la différence
Les équipes de gestion des biens et des installations divisent le processus complexe de gestion des sous-traitants en quatre volets interreliés afin de gérer les exigences opérationnelles. Ensemble, ils offrent une approche plus structurée pour vérifier la conformité de l’entreprise, des travailleurs et du site avant le début ou la poursuite des travaux.
Exigences relatives aux fournisseurs
Avant le début des travaux, les équipes doivent confirmer que les fournisseurs de services répondent aux exigences de l’environnement de travail.
Les premières vérifications portent généralement sur:
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Renseignements sur l’entreprise
Confirment l’identité du fournisseur et la façon dont l’entreprise exerce ses activités.
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Assurances
Confirment que la couverture correspond aux risques liés au bâtiment et à ses occupants.
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Documentation en santé et sécurité
Fournit de l’information sur les pratiques et les procédures en matière de sécurité.
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Expérience pertinente
Indique si le fournisseur possède une expérience dans des environnements semblables.
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Capacité opérationnelle
Confirme que le fournisseur peut offrir les services requis.
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Exigences spécifiques à l'immeuble
Reflètent les politiques du bâtiment ou les attentes du donneur d'ordres.
Qualification et formation des travailleurs
Une fois le fournisseur approuvé, l’attention se tourne vers les personnes qui effectueront les travaux.
Pour les préposés à l’entretien, les techniciens de maintenance, les spécialistes CVAC, les électriciens, le personnel de sécurité et les équipes de service, la conformité dépend de l’adéquation entre les compétences et les travaux à réaliser.
Les travailleurs possèdent-ils les qualifications, les certifications et la formation requises pour le bâtiment et les tâches à accomplir?
Conformité du site
Chaque propriété ou installation peut avoir ses propres règles, points d’accès et contraintes opérationnelles.
La conformité du site reflète les exigences propres au bâtiment, notamment les contrôles d’accès, les procédures de sécurité, les besoins des occupants et les contraintes d’horaire.
Cadre réglementaire
Au Canada, les exigences en matière de santé et sécurité au travail sont établies par des lois fédérales, provinciales et territoriales. Les règles et les attentes peuvent donc varier selon la juridiction. Les équipes de gestion des biens et des installations doivent également tenir compte du type de bâtiment concerné et du cadre réglementaire applicable.
Ce contexte réglementaire influence la façon dont les équipes envisagent les travaux, les renseignements à documenter ainsi que leur interprétation de la conformité des sous-traitants et de la main-d’œuvre pour chaque site ou activité.
Repérez les lacunes avant qu’elles ne retardent les travaux
Lorsque la conformité des sous-traitants est gérée de façon plus structurée, les équipes sont mieux positionnées pour faire progresser les travaux.
Ce qui peut être amélioré
Mettre les bons éléments en place dès le départ peut améliorer la conformité des sous-traitants avant le début ou la poursuite des travaux.
Les avantages d’un processus plus robuste:
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Décisions plus rapides
Les équipes de gestion des biens et des installations peuvent agir plus tôt.
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Décisions plus éclairées
Les équipes peuvent mieux évaluer si les travaux peuvent aller de l’avant.
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Meilleure adéquation avec les travaux
Les équipes peuvent adapter les exigences au rôle, au site ou à l’activité plutôt que d’appliquer une seule norme à tous les contextes.
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Moins de perturbations
Les problèmes sont détectés avant qu’ils n’aient une incidence sur les occupants ou les calendriers.
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Meilleure coordination
Les fournisseurs, les travailleurs et les conditions du bâtiment sont examinés ensemble.
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Continuité accrue
Les travaux se déroulent plus efficacement d’une propriété ou installation à l’autre.
Assurez une conformité uniforme sur l’ensemble de vos propriétés
Un processus structuré de conformité des sous-traitants offre aux équipes de gestion des biens et des installations une meilleure visibilité avant le début des travaux. Il aide les responsables de site à confirmer rapidement que les sous-traitants et les travailleurs répondent aux exigences applicables afin d’éviter des retards.
Ce à quoi doit répondre un processus de gestion des sous-traitants en gestion des biens et des installations
Le bon processus peut répondre à plus d'une norme.
Quelles sont les normes les plus importantes:
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Exigences réglementaires
Exigences de conformité locales liées à la sécurité et à l’exploitation des bâtiments.
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Normes de l'entreprise
Attentes internes en matière de gestion des risques et de qualité de service.
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Attentes des occupants
Exigences influencées par les besoins des occupants et l’utilisation du bâtiment.
L’essentiel à retenir
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La conformité commence tôt
Les équipes de gestion des biens et des installations ont généralement besoin d’une vision claire de la conformité de l’entreprise, des travailleurs et du site avant le début des travaux.
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Une approche structurée fait la différence
Une approche mieux intégrée facilite l’identification des lacunes avant qu’elles n’aient une incidence sur l’échéancier, la sécurité ou la coordination.
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La flexibilité est de mise
Les exigences de conformité des sous-traitants peuvent varier selon le rôle, le site ou l’activité.
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La cohérence est tout aussi importante
Les équipes ont souvent besoin d’un processus capable de répondre aux attentes du site, aux normes de l’entreprise et aux obligations légales.
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Une meilleure visibilité pour aller de l’avant
Une meilleure gestion de la conformité des sous-traitants favorise des décisions plus éclairées et une progression plus fluide des travaux.
